Assistenz Business Coordination (m/w/d)

At Lilly, the work is demanding because patients are waiting. We unite caring with discovery to help make life better for people around the world, knowing that every decision, every detail, and every day matters. Headquartered in Indianapolis, Indiana, our over 50,000 employees around the globe take on complex challenges to discover and deliver life-changing medicines, strengthen how health is understood and managed, and support the communities we serve. This is hard, urgent, selfless work, but it’s work worth doing. If you’re driven by purpose and ready to bring your best to work that truly matters for patients, we invite you to join us.

Assistenz Business Coordination (m/w/d)

Bei Lilly verfolgen wir die Vision, die Gesundheit von Menschen in Deutschland, Österreich und der Schweiz nachhaltig zu verbessern. Als eines der menschlichsten und kundenfreundlichsten Pharmaunternehmen setzen wir uns für ein innovations- und investitionsfreundliches Umfeld ein, das den Zugang von Patient:innen zu neuen Therapien ermöglicht und langfristig sichert.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Assistenz Business Coordination (m/w/d).

Stellenübersicht

Die/der Assistenz Business Coordination (m/w/d) unterstützt den General Manager und das Leadership Team von Lilly Austria administrativ und koordinativ und sorgt für einen reibungslosen, konsistenten Ablauf der wiederkehrenden Governance-Foren der Affiliate. Die Rolle trifft keine strategischen oder Entscheidungsfragen, sondern stellt sicher, dass die administrativen Mechanismen dahinter organisiert, pünktlich und verlässlich funktionieren. Gesucht wird eine hochorganisierte, proaktive Person, die mehrere Workstreams und Stakeholder gleichzeitig managen kann und mit vertraulichen Informationen umsichtig umgeht.

Hauptverantwortlichkeiten

Governance-Koordination

Terminierung und Logistik der wiederkehrenden Governance-Foren

Standardisierung von Format, Vorlagen und Kadenz für einen konsistenten Rhythmus

Pflege fester Agendapunkte, damit Prioritäten nicht verloren gehen

Sammeln, Aufbereiten und Formatieren von Unterlagen; Pre-Read-Prozess sicherstellen

Protokollführung, Action-Item-Tracking, Erinnerungen an Verantwortliche

Pflege des Jahreskalenders für alle Governance-Foren

Administrative Unterstützung

Laufende administrative Unterstützung für GM und Leadership Team

Meeting-Logistik in Abstimmung mit dem Meetings-Services-Team

Projekt-Koordination

Tracking von Timelines, Meilensteinen und Deliverables funktionsübergreifender Projekte

Pflege einfacher Tracking-Tools (Status-Tracker, Action Logs)

Konsolidierung von Updates aus mehreren Funktionen zu einem Gesamtstatus für die Führung

Erfolgskriterien

Governance-Foren laufen reibungslos mit klaren Agenden, pünktlichen Unterlagen und dokumentierter Nachverfolgung; keine Last-Minute-Hektik; transparenter Projektstatus ohne Nachfragen der Führung; zuverlässige Erledigung mit minimaler Aufsicht.

Ihr Profil

3–5 Jahre Erfahrung in Business Coordination, idealerweise Konzern-/Matrixumfeld

Starke Organisationsfähigkeit, hohe Detailgenauigkeit, Multi-Stakeholder-Management

Sicherer Umgang mit MS Office/Teams, Projekt-Trackern; Offenheit für AI-first-Ansätze

Starkes Deutsch und Englisch, schriftlich und mündlich

Urteilsvermögen und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen

Wünschenswert

Erfahrung als Unterstützung einer Führungskraft/eines Leadership Teams (Koordination, PM oder EA)

Erfahrung in Pharma, Healthcare oder anderer regulierter Branche

Kenntnis des österreichischen Geschäftsumfelds

Das Mindestgehalt gemäß dem Kollektivvertrag für den Handel beträgt € 33.068 brutto/Jahr. Entsprechend der Qualifikation und Erfahrung bieten wir eine marktkonforme Überzahlung.

Lilly setzt sich dafür ein, Menschen mit Behinderungen bei der Teilnahme am Arbeitsleben zu unterstützen und Chancengleichheit im Wettbewerb um Arbeitsplätze zu gewährleisten. Wenn du Unterstützung bei der Bewerbung auf eine Stelle bei Lilly benötigst, nutze bitte folgenden Link: https://careers.lilly.com/us/en/workplace-accommodation Bitte beachte, dass dieser Link nur dafür vorgesehen ist, Unterstützung im Rahmen des Bewerbungsverfahrens zu beantragen. Auf andere Korrespondenz wird nicht geantwortet.

Lilly diskriminiert nicht aufgrund des Alters, der Ethnie, der Hautfarbe, der Religion, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, der Geschlechtsidentität, des Geschlechtsausdrucks, der nationalen Herkunft, des geschützten Veteranenstatus, einer Behinderung oder eines anderen gesetzlich geschützten Status.

#WeAreLilly

Lilly is dedicated to helping individuals with disabilities to actively engage in the workforce, ensuring equal opportunities when vying for positions. If you require accommodation to submit a resume for a position at Lilly, please complete the accommodation request form ( https://careers.lilly.com/us/en/workplace-accommodation ) for further assistance. Please note this is for individuals to request an accommodation as part of the application process and any other correspondence will not receive a response.

Lilly does not discriminate on the basis of age, race, color, religion, gender, sexual orientation, gender identity, gender expression, national origin, protected veteran status, disability or any other legally protected status.

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